事例紹介

高度なサービス力と豊富なノウハウで、500名参加の大型セミナーを成功へ。

日系金融機関向けセミナー事例

クライアント：日系金融機関

参加者：500名

目的地：タイ

期間：2025年11月（1日）

# 事例紹介
# Event Solution
# アジア

日本の金融機関が主催する、タイの市場動向やAIなどのトレンドに関する経済動向・洞察を提供するセミナーの実施をサポートしました。会場手配や運営に加え、舞台設計などのセミナーの演出面にも関与しています。

Summary

・500名規模セミナーの会場手配や交流会、ゲスト対応を統括。複雑な会場構造を踏まえた動線設計と人員配置で円滑な運営を実現。

・特にニーズの高いゲスト対応では、資料変更や導線調整に即応。豊富な現場感覚とノウハウで万全を期した。

・根拠ある提案と記録の徹底、迅速な対応で信頼を構築し、小まめな進行フォローでクライアントの負担を軽減。

・日本とタイの文化ギャップの橋渡し役として、現地で日本水準の高度なサービスを実現。

Speaker

JTB（タイランド） JTBアジアパシフィック
グローバルビジネスソリューション部
法人営業担当

ピラダ・ブンペンワッタナ（ミミ）

500名規模セミナーを支える、
最適なロジスティクス設計

日本の大手金融機関がタイで主催しているセミナーの運営を行いました。会場となるホテルの手配、セミナーとセミナー後の交流会の運営、ゲストのケア、スタッフに向けたマニュアルの作成、バンケット担当者や音響担当者とのやりとりなど、ロジ周りを含めたイベント全体の運営をマネジメントしました。
加えて、バックパネルや案内表示などのビジュアルデザイン、登壇者の立ち位置や進行を含めた舞台設計にも関与し、運営と演出の両面からセミナー全体の完成度を高めています。
500名という大規模なセミナーであったため、スムーズな進行を実現するためにロジスティクスと会場演出を含めた全体設計をどのように組み立てるかが重要な課題でした。

実はロジ周りは、私たちの最も得意とすることの一つです。私たちは主事業である旅行業を通じて、社員旅行やインセンティブツアーなど、法人向けの大規模な案件の経験を豊富に蓄積しています。文書やデータで蓄積されたノウハウだけでなく、文書化できない経験知としての現場感覚は、今回のようなセミナー運営にも存分に発揮することができます。

例えば、参加者の方々が会場内で迷わずに移動できるような動線の設計や、持ち場の異なるスタッフ同士が支障なく連携を取れるようなルールや通信機器の準備などですね。
今回の会場は、駐車場が上階にあったり、行き先の違う複数のエレベーターがあったりと、複雑な構造になっていました。そこで重要になるのは参加者向けの動線だけでなく、スタッフたちが迷うことなく現場で動けるようにするための適切な人員配置です。誰をどこに配置することで、大勢の参加者を滞りなく案内することができるか、その最適解を出すことができるのは、私たちがこれまでに数多くの案件で現場対応力を積み重ねてきたからです。

中でもゲスト対応は、クライアントさまから特に強く要望されたことでした。ゲストスピーカーとして政府関係者の方々やタイ国内の著名な方々が来られるため、万全を期した対応が求められます。当日ギリギリまで変更の生じるプレゼンテーション資料を会場側に正確に手配すること、車で来場されたときの動線やゲストルームの手配など、さまざまな準備が必要です。実際にお越しになれるかどうかが直前まで分からないことも多く、時々刻々と変わっていく状況を正確にキャッチアップするためには、スタッフ全員の緊密な連携が不可欠です。スタッフには日本語話者と英語話者が混在していたため、トランシーバーでのやりとりには日本語・英語を使い分け、齟齬のない連携ができるように工夫しました。さらに、熟練のエキスパートたちも多数揃っているため、さまざまなリスクやトラブルを予見し、事前に対策することができました。

日本品質のコミュニケーションで、
確実な進行管理と負担軽減に寄与

私たちが日系のクライアントさまに向けてサービスを提供する上で心がけているのは、日本品質での応対です。クライアントさまが本当に求めていることに寄り添い、なぜそのセミナーを実施するのか、目的や背景を正確に理解することで、パートナーシップが強化され、表面的ではない、より深い提案ができるようになります。
提案を行う際には、それが必要な理由や根拠を明確に説明すること、そして「言った・言わない」にならないよう、記録をしっかりと残しながら準備を進めていくことも大切です。そうした細かな点を押さえることによって、次第に信頼を得ることができました。

クライアントさま側はセミナー準備だけでなく通常業務もあって忙しいので、進行をいかにサポートし、負荷を軽減できるかが私たちの付加価値でもあります。私が特に心がけていたのは、レスポンスの早さです。クライアントさまからの質問や連絡には、できるだけ時間をおかずにすぐに返す。そして受け身で待つのではなく、自分から連絡や確認を能動的に行うようにしていました。
また、最新資料や状況を常にアップデートしながら、いつまでに何をしなければならないか、タイムラインを示すことも欠かしませんでした。それによってクライアントさまも自らのタスクを把握し、ヌケモレ無く進行することができます。

日本との文化ギャップを埋め、
ASEAN全域で高品質なサービスを提供

タイでは、こうした細かい段取りは立てず、大枠だけを決めたらあとは当日フレキシブルに対応する、といったやり方が一般的です。タイの現地スタッフたちに日本の基準をそのまま押し付けても、うまく物事は進みません。彼らに日本の求める品質を丁寧に説明し、理解してもらうための橋渡し役として、私たちの存在があります。日系のクライアントさまがタイでイベントを行うときにも、日本と同じ感覚と品質で、安心してお任せいただけます。

また、同じJTB Asia Pacificに属するマレーシアやフィリピン、ベトナムなどの周辺国で今回のようなイベントが開催される際には、ヘルプ対応でスタッフが互いに行き来しています。ASEAN域内でのスタッフの移動がシームレスに行われ、それによってグループ全体のノウハウが底上げされている点も、私たちの強みの一つです。タイだけでなく、ASEAN全体で高い水準のサービスを提供できるのは、こうした体制を取っている私たちならではだと思います。

本件のような500名規模のイベントは、私にとって初めての挑戦でした。この案件を無事に成功させることができたのは、私一人の力だけではありません。チームのメンバーや、タイ現地のスタッフの皆さん、そして当日にマレーシアやフィリピン、ベトナムから来てくれたJTB Asia Pacificの皆さんの、力強いサポートがあったからです。彼らの存在にはとても感謝していますし、このチームであれば、日系のさまざまな企業さまの期待に応えることができるはずだという自信を持つこともできました。タイでこのようなセミナーやイベントの開催を検討されている企業さまには、ぜひ一度、お気軽にご相談いただけたら嬉しいです。JTB Asia Pacificが一丸となって、最高水準のサービスを提供させていただきます。