事例紹介

初めてのイベント開催を成功へ導くきめ細かなサポートと柔軟な提案。

日系医療機関の周年イベント事例

クライアント：日系医療機関

参加者：125名

目的地：ロンドン

期間：2025年 8月

# 事例紹介
# Event Solution
# ヨーロッパ

ロンドンに拠点を置く日系医療機関の35周年を記念し、医療関係者・支援者への感謝を目的としたレセプションイベントを市内にて開催。会場提案・手配のほか、ケータリング、エンターテインメント、AV関連、MC手配、装飾に至るまで、運営全体を担いました。

Summary

・イベント未経験のクライアントに対し、会場選定から予算感、進行イメージまで具体的に提案しながら要望を可視化。格式ある会場を選定し、好評を得た。

・現地文化と日本テイストを融合した交流パーティを設計。和食フュージョン料理やウェルカムドリンクを提案。

・準備タスクとスケジュールを可視化し、小まめなフォローで不安を解消。日系企業向けには日本人スタッフが一貫対応し、負担軽減と円滑な運営を支援。

Speaker

JTBヨーロッパミーティング＆イベント（JTB M&E）
営業・オペレーションエグゼクティブ（ロンドン支店）

マリア・オバタ

イベント未経験のクライアントさまに対し会場や予算を丁寧にご提案

ロンドン市内にある日系医療機関の35周年記念行事として、現地の医療関係者さまをはじめ、自社の役員さまや社員さまも集めて日頃の感謝をお伝えし、交流を深めるという趣旨のイベントでした。

まずは会場候補の提案からスタートしました。レストランやホテルといった定番はもちろん、美術館などのユニークベニューまで、ロンドンには膨大な選択肢があります。イベント当日の進行や会場のレイアウトの作成なども同時にお見せしながら、クライアントさまのイメージとすり合わせながら場所を絞っていきます。

日本と現地の文化を融合し、特別感のある体験を

式典後に行った立食形式の交流パーティでは、現地のカルチャーと日本テイストを融合したホスピタリティ設計を心がけました。例えば、日本のように乾杯に合わせてお飲み物を配るのではなく、会場の入口でウェルカムドリンクを配るといった欧州の習慣をご提案する一方で、食事メニューは和食の要素も取り入れました。参加者の多くが日本の方々でありながら、海外の方も来場されるということで、単なる和食ではなくフュージョンメニューを取り入れてもらうように会場側と交渉して、特別感を演出しました。

今回のような企画以外にも、クライアントさまの社名入りの法被と鏡割り用の酒樽を用意したり、日本人の寿司職人をアサインして寿司を提供するなど、さまざまな演出が可能です。欧州各地のパートナー企業やガイドたちとの強固なネットワークがあるため、独自性の高いユニークな体験を提案することができます。

お食事については、ゲストの方々一人ひとりに対してアレルギー対応、ヴィーガン対応、そのほか宗教的に食べられないものがある場合の代替メニューなど、どんな状況でもゲストの方々にご満足いただけるよう、最善を尽くしています。

また、VIPの方向けの個別送迎のルート設計や、ホテル宿泊がある場合にはチェックインをスキップして直接お部屋に入っていただけるようなサービスなど、ストレスを感じることなく快適な旅を楽しんでいただけるよう、日本ならではの「おもてなし」のサービスを提供します。

タスクやスケジュールの管理と小まめなフォローアップで負担を軽減

本件ではクライアントさまからの強いご要望として「開催までにどういった準備が必要なのか、やるべきことやスケジュールも教えてほしい」という声がありました。こうした進行フォローは、私たちの大切な役割の一つです。クライアントさまにとってこうした企画が初めてだということで、コミュニケーションには特に注意を払いました。いつまでにどんな準備が必要なのかスケジュール表を作成し、小まめに連絡を取りながら不明点がないかを確認してお客様と共有することで、やるべきタスクを明確にし、不安感の解消につなげました。

クライアントさま側は、当日が近づくにつれてどんどん忙しくなってきます。クライアントさまの負担を軽減するために、例えば何かを質問する際にも、答えやすいようにYES/NOだけで回答できるよう質問を工夫するなど、個々のアクションに徹底して配慮しました。

本件のように、日系のクライアントさまに対しては、日本のことも現地のこともよく理解している日本人スタッフが窓口として対応し、現地下見から現地サプライヤーとのやりとり、精算まで一貫してサポートできるので、安心してお任せいただけます。日本ならではのきめ細かな「おもてなし」のサービス品質×世界各国のローカルに根ざした専門性、開放感と過ごしやすさを両立した体験のご提案は、JTBグループにしか出せない価値だと思います。今後、海外でのイベントやツアーを検討されている企業さまには、ぜひそれを体験していただきたいです。