顧客負担を最小化。中国での大規模ディーラー会議を支えたJTB上海の実行力

クライアント：日系部品メーカーの中国現地法人

参加人数： 300名

実施場所：上海

実施時期： 2026年1月

# 事例紹介
# Event Solution
# Group Travel
# アジア
# 中国

日系自動車部品メーカーが中国で開催した300名規模のディーラー大会。JTB上海が会場選定から交通手配、細やかなホスピタリティまで一貫サポートし、クライアントの負担を軽減しながらイベントを成功へと導いた舞台裏を紹介します。

Summary

・JTB上海は、日系自動車部品メーカー主催の300名規模の中国ディーラー大会を全面サポート。

・短期間での最適な会場選定、全国からの複雑な交通手配まで一括対応し、顧客の負担を最小化。

・役割分担、密な進捗共有、法的リスク管理を徹底した強固なチームワークでイベントを確実な成功へ。

・日中の言語・文化を熟知した体制と細やかなホスピタリティで、顧客とディーラーの信頼関係を強化。

Speaker

JTB上海佳途
Section Manager

林寧

会場選定、ロジ周りの手配でクライアントの負担を最小限に

日系自動車部品メーカーの中国法人が主催となり、中国全土の部品ディーラーの皆さまが一堂に会するディーラー大会を開催。JTB上海が、その企画・運営をサポートしました。大会では新製品の発表や販売成績優秀者の表彰式、販売方針発表などのプログラムが執り行われます。終了後は同じ会場で懇親会が行われ、ディーラー同士の情報交換やコネクションの形成など、互いに交流を深めるための機会が設けられています。

クライアントさまから特に要望が強かったのは、会場となるホテルの選定です。大会は、ディーラーの成績集計などの都合上、企画開始から開催までの期間をそれほど長くは確保できません。300名を収容可能で、参加者たちの満足度を高められる品格を持ち、製品や写真などの展示スペースを兼ね備えた会場を、その期間内で確実に選定することが求められます。上海のローカルにおいて密接なコネクションを持ち、これまでにも数々の企業のイベントをサポートしてきた私たちだからこそ、こうしたニーズにも対応することが可能です。もちろん会場の決定にあたっては現地下見を丁寧に行い、当日のスムーズな運営が可能なこともしっかりと確認しています。

こうしたイベントを私たちにご依頼いただくことで得られるメリットは、それだけではありません。中国全土から１つの会場に300名もの参加者を集めるためには、極めて複雑な交通手段の手配をミスなく行う必要があります。複数人でチームを組み、電話だけでなくWeChatなどのあらゆる方法を使ってディーラーさまたちと連絡を取り、各々のスケジュールや中国国内の時差も考慮しながら手配を進めます。特に中国では地方によって言語が大きく変わりますが、私たちには各地の言語に対応できるスタッフと、こうした膨大な交通手配にも正確に対応できる独自のノウハウがあるため、クライアントさまのご負担を最小限に留めることが可能なのです。

JTBブランドへの信頼に応え続けるために

私たちの強みは、社内外の強力なチームワークです。社内のコーディネーターチームと、長年の信頼関係がある協力会社の方々と連携して、イベントを成功へ導きます。

チームワークを活かして最大限の成果を生み出すために、大切なことは３つあります。１つ目は役割分担。私がプロジェクトリーダーとして、一人ひとりがどんな役割と責任を持っているかを明示することで、パフォーマンスを最大化することにつながります。２つ目はスケジュール管理です。特に準備期間の短いイベントの場合、クライアントさまに対してもしっかりとフォローアップを行います。いつまでにどんなことを行っておく必要があるのかを明確に伝え、それをこまめな連絡で確認することで、他業務で多忙なクライアントさまにも安心してご対応していただくことができます。そして３つ目はリスク管理です。著作権や肖像権など現地の法規に則った安全なクリエイティブ制作と運営を行っているため、法的リスクを懸念することなく、安心してお任せいただけます。

私たちが強みを発揮できるのは、JTBという企業としてのバックボーンがあるからです。社内には経験豊富で優秀なメンバーがたくさんいます。彼らが自らのノウハウを社内に展開し、私たちもそれを積極的に身につけ、クライアントさまからのJTBブランドへの信頼に応えられるよう研鑽を続けています。こうした積み重ねが、航空券や新幹線の予約・発券対応や、現場での受付対応など、クライアントさまから高く評価いただける丁寧な対応力につながっていると思います。

細部に宿るJTB品質。顧客の求める価値を提供するホスピタリティ

日系の企業さまが中国でイベントを行うにあたって、自社だけでイベントの運営を行うのは簡単ではないと思います。たとえ中国のローカル企業と提携したとしても、言語をはじめ、中国の商習慣やカルチャーのギャップ、法規など、さまざまなハードルがあります。

私たちのもう一つの強みは、日本と中国、どちらの言語や文化にも対応できるということです。イベントを行うにあたって現地のベンダーやホテル、レストランなどと連携するにあたって、どのように働きかければ彼らがベストなパフォーマンスを発揮できるのか、それを熟知しているからこそ、これまでも数々のクライアントさまにご満足いただけるサービスを提供することができたと考えています。

JTB上海では、日本人スタッフと現地スタッフが緊密に連携しているため、中国と日本のカルチャーを融合させた満足度の高いイベント制作をすることが可能です。例えば料理やお酒に日本のものを加えたり、日本式の宴会を取り入れたりすることもできます。逆に今回のプロジェクトでは、メーカーの代表さまもディーラーの方々もほとんどが中国人だったため、皆さまに馴染みのある中国式での宴会を行いました。

その中でも強く意識していたのは、JTBらしいホスピタリティを随所に取り入れることです。今回ご参加されたディーラーの方々は、クライアントさま１社の部品だけを取り扱うのではなく、さまざまなメーカーとのお取引があります。その中でクライアントさまのプレゼンスを強化するためにも、イベントでディーラーの皆さまに特別感のある体験をしていただくことは、非常に大切です。宿泊されるお部屋のクオリティ、会場でお渡しするギフトの内容に加えて、休憩時間のティーサービスではお菓子やスイーツのパッケージにクライアントさまのロゴを入れるなど、細部にまでこだわりました。細やかで地道なホスピタリティの積み重ねこそが、クライアントさまとディーラーの皆さまとの信頼関係構築につながると考えています。

クライアントさまのさらなる成長に貢献することを目標に、これからも丁寧で正確、かつお客さまの期待を超えるサービスとサプライズを提供してまいります。期間やご予算などに応じた最適なご提案をいたしますので、中国でのイベント開催をご検討の企業さま・団体さまは、ぜひお気軽にご相談ください。