ロッテJTBが実現した、安心と特別な体験を届ける大規模インセンティブツアー

今回も、過去の実施内容を振り返りながら、さらなる差別化につながるアイデアをチーム全体で検討し、提案内容を磨き上げました。長年の取引を通じて蓄積したクライアントへの理解に加え、基本的な要件を超える追加提案、安全性を重視した運営体制、参加者へのきめ細かな配慮が評価され、今回の案件も受注しました。

特に重視されたのは、参加者の満足度と安全性の両立です。7月のチェンマイでは、暑さや大雨によりゴルフや観光の実施が難しくなる可能性があります。天候の変化に備えた代替案に加え、夜間や緊急時にも迅速に対応できる安全管理体制が求められました。

体験の質を維持しながら、予算を適切に管理することも課題でした。大規模なインセンティブツアーでは、会食時のアルコール飲料を含む追加注文や、当日の状況に応じたレストランの変更などによって、費用が変動する可能性があります。そのため、急な変更にも柔軟に対応しつつ、全体を予算内に収められるプランを設計する必要がありました。

さらに、優れた実績を収めた参加者にふさわしい特別感を演出することも重要でした。ホテルやレストランを手配するだけでなく、同社のブランドを滞在中のさまざまな場面で感じられる体験が求められました。10年以上にわたってイベントを担当してきたからこそ、過去の実施内容との差別化を図り、これまで以上の満足につながる企画を提案する必要がありました。

・天候や当日の変更まで見据えた複数の選択肢の確保

・緊急時にも迅速に動けるサポート体制と安全管理

・現地視察による品質・費用・実現性の事前検証

・参加者の記憶に残る、一貫したブランド体験の設計

出発前には、現地の法規制や夜間行動に関する注意点を参加者に案内しました。現地ではバスごとにカカオトークのグループを設け、ガイドを含む緊急連絡網を構築。各バスには韓国人ガイドとタイ人ガイドを1名ずつ配置し、ホテルを拠点に24時間対応できるスタッフの待機体制も整えました。

受注後は同社の担当者とチェンマイを訪れ、ホテルやゴルフ場、レストランなど、提案内容の8割以上を現地で直接確認しました。また、飲食費が変動した場合の調整方法を事前に協議し、体験の質と予算の両立を図りました。

現地では、クライアントの要望やイベントの特性を理解し、メールやカカオトークで迅速に連携できるパートナーを選定しました。レストランをはじめ複数の選択肢を事前に確保し、当日の要望や状況の変化にも柔軟に対応できる体制を整えました。

第1回のインセンティブツアーは、大きな成功を収めました。特に好評だったのが、10組・100名が参加したゴルフプログラム。大人数でありながら全組が一斉にスタートし、ほぼ同じ時間帯にラウンドを終え、その後の昼食まで円滑に進行しました。参加者全体の時間を綿密に管理し、待ち時間の少ないスムーズな運営を実現した点が高く評価されています。

また、ミシュランガイド掲載店の選定や高品質なマッサージ、ホテルでのヨガ、貸切ディナーなども好評で、参加した同社の事業部長3名からは「これまで東南アジアで実施したイベントの中で最も良かった」との評価が寄せられました。

こうした成果を支えたのは、10年以上の取引で培ったクライアントへの理解と、チーム全体で提案を磨き上げるロッテJTBの組織力です。クライアントの担当者や現地パートナーと密に連携し、天候や急な変更をあらかじめ想定したうえで、期待を先回りする提案を具体的な運営へと落とし込みました。クライアントの目的と予算に合わせた企画を提案し、きめ細かなサービスを最後まで確実に実行できることが、JTBグループの強みです。